Cómo reducir costos de impresión en la oficina: 12 pasos

Si quiere reducir costos de impresión en una oficina pequeña, el mayor ahorro casi nunca viene de regatear el precio del tóner. Viene de saber cuántas páginas imprime, en qué equipos, en qué color y con qué contrato. Esta guía propone doce pasos en el orden en que los aplicaríamos, desde cambios gratuitos que puede hacer esta semana hasta decisiones para cuando venza un alquiler o haya que cambiar un equipo.

No damos precios ni prometemos porcentajes de ahorro. Los precios de los consumibles cambian a menudo y varían según el país y el distribuidor, así que cada paso explica cómo calcular el efecto con sus propias cifras.

Paso 1: cuente sus páginas

Todas las impresoras y multifunción de oficina tienen un contador de páginas, normalmente en el menú del equipo, en su página web de administración o en un informe de configuración impreso. Anote los totales en negro y en color de cada equipo en una fecha fija y repita un mes después. La diferencia es su volumen mensual real por equipo, la base de todo lo demás.

Paso 2: calcule el costo por página de cada equipo

Divida lo que paga realmente por cada consumible entre su rendimiento declarado. El rendimiento del tóner se mide según ISO/IEC 19752 (negro) e ISO/IEC 19798 (color) con una página de prueba estándar de poca cobertura, así que sus páginas reales pueden rendir menos si llevan muchos gráficos. Sume tambores, fusores y otras piezas que se desgastan. El método completo está en nuestra guía de costo por página. Con una cifra por equipo, normalmente aparecen una o dos máquinas mucho más caras que el resto.

Paso 3: doble cara y negro por defecto

Imprimir a doble cara reduce a la mitad aproximadamente el papel de los documentos de varias páginas, y el negro evita gastar consumibles de color. La clave es que sean valores por defecto, no algo que la gente deba recordar:

• En Windows, configure las preferencias de impresión en la impresora compartida o en el servidor de impresión para que los usuarios las hereden.
• En macOS, cree preajustes y distribúyalos con su herramienta de gestión de dispositivos si la tiene.
• En la multifunción, ponga también las copias a doble cara y en negro por defecto.

Quien necesite color o una sola cara puede elegirlo. La mayoría no lo hará si el valor por defecto es razonable.

Paso 4: que el color sea una decisión

Una página en color suele costar varias veces más que una en negro, porque usa tres tóneres o tintas adicionales. Opciones de menos a más estrictas:

• Negro por defecto en el controlador (paso 3).
• Códigos de usuario o cuentas en la multifunción, para ver el uso de color por persona o equipo.
• Color solo mediante liberación segura, que además evita trabajos abandonados.

Paso 5: deje de pagar copias abandonadas

Las páginas que se imprimen y nadie recoge son desperdicio puro. La impresión segura o “pull printing” retiene los trabajos hasta que el usuario se identifica en el equipo, y los que nunca se liberan caducan. También es una medida de protección de datos, lo que facilita justificarla. Encaja con lo que explicamos en seguridad de impresoras en red.

Paso 6: retire las impresoras de escritorio caras

Las impresoras personales pequeñas son baratas de comprar y caras de mantener. Mover ese volumen a una multifunción compartida y bien dimensionada suele ser el mayor ahorro estructural. Mantenga una impresora personal solo cuando haya un motivo claro.

Paso 7: dimensione los equipos según el volumen

Una impresora demasiado pequeña para su carga gasta consumibles y piezas más rápido y se avería más. Una demasiado grande le ata a un alquiler y un contrato de servicio mayores de lo necesario. Compare su volumen medido con el volumen mensual recomendado del modelo, no con su ciclo de trabajo máximo. Nuestra guía para elegir la mejor impresora de oficina explica cómo hacerlo.

Paso 8: compre consumibles con criterio

• Elija cartuchos de alto rendimiento cuando el costo por página sea menor y vaya a gastarlos antes de que envejezcan.
• Mantenga un stock pequeño y registrado.
• Si prueba tóner compatible o remanufacturado, empiece con pocos cartuchos y compare páginas reales.
• Cuidado con las estafas de tóner: llamadas o facturas por consumibles que nadie pidió. Que solo una persona haga los pedidos.

Paso 9: lea sus contratos

En copiadoras alquiladas e impresión gestionada, el contrato pesa a menudo más que los consumibles. Busque volúmenes mínimos mensuales, precio por página de exceso, subidas anuales y renovación automática si no avisa a tiempo. Anote las fechas de preaviso en un calendario. Lo explicamos en alquilar o comprar impresora de oficina y en servicios de impresión gestionada.

Paso 10: reduzca el consumo eléctrico

Las impresoras pasan la mayor parte del día en reposo. Compruebe que los modos de suspensión y apagado automático están activos y no desactivados, y elija equipos con certificación ENERGY STAR al renovar.

Paso 11: pase a digital lo que ya puede ser digital

Formularios, aprobaciones, tickets de gastos y facturas son motivos frecuentes de impresión que muchas oficinas pueden gestionar con herramientas que ya pagan. Escanear a correo o a una carpeta también reduce copias. Si escanear es incómodo, la gente imprime; vale la pena configurar bien el escaneo a correo.

Paso 12: póngalo por escrito y vuelva a medir

Recoja las reglas en una política de impresión breve, nombre a una persona responsable de consumibles y equipos y repita las lecturas a los tres meses. Compare páginas totales, proporción de color y costo por página con el punto de partida.

Lo que no conviene hacer

• Comprar la impresora más barata “para ahorrar”: el precio de compra es una parte pequeña del costo total.
• Poner cuotas tan estrictas que la gente imprima en otro sitio.
• Firmar un contrato de impresión gestionada basado en un ahorro estimado que no puede comprobar con sus propios contadores.

Siguientes pasos con más detalle

Varias ideas de esta guía tienen ahora su propia página en español:

• La auditoría de impresión explica cómo hacer el inventario, leer contadores y convertir los hallazgos en acciones.
• Cuántas impresoras necesita una oficina ayuda a decidir qué equipos retirar sin dejar a nadie sin impresora.
• Impresora a color o blanco y negro muestra cómo calcular cuánto le cuesta el color con sus propias cifras.
• Consumo de energía de la impresora cubre el reposo y la comparación de modelos con ENERGY STAR.

Resumen

Mida primero, configure valores por defecto razonables, retire los equipos más caros y lea sus contratos. Esas cuatro acciones explican la mayor parte del ahorro que puede lograr una oficina pequeña, y ninguna depende de encontrar un tóner más barato. Si está pensando en equipos nuevos, compare también impresora láser o de tinta.