Reparto de costos de impresión por departamento: guía

El reparto de costos de impresión consiste en distribuir el gasto de impresión entre departamentos, proyectos o clientes en lugar de dejarlo en una única partida general. Cuando imprimir es “gratis” para quien imprime, nadie nota que un equipo hace la mayoría de las páginas en color o que un informe cuesta más que su papel. Repartir el costo, aunque sea de forma aproximada, hace visible el uso. Esta guía explica los métodos, los datos necesarios y cómo mantenerlo lo bastante sencillo para que merezca la pena.

Por qué repartir los costos de impresión

• Visibilidad: los departamentos ven lo que imprimen y lo que cuesta.
• Hábitos: los equipos que ven sus páginas en color suelen reducirlas sin necesidad de imponer una norma.
• Equidad: el equipo que imprime mucho para el proyecto de un cliente asume ese costo, no toda la oficina.
• Repercusión a clientes: algunas firmas profesionales repercuten la impresión en asuntos o proyectos grandes.

En una oficina muy pequeña con una sola impresora, el reparto rara vez compensa. Empieza a ser útil cuando varios equipos comparten varios dispositivos.

Paso 1: calcule un costo completo por página

Cobrar a los departamentos solo el tóner infravalora el costo real. Construya un costo completo por página a partir de su presupuesto de impresión:

• alquiler o amortización de los equipos;
• servicio técnico y cargos por clic;
• tóner y demás consumibles;
• papel;
• software de gestión de impresión.

Divida el costo anual de cada uno por las páginas anuales, separando negro y color cuando sea posible. Para las impresoras propias, el costo de consumibles por página sale del precio del cartucho y su rendimiento nominal (ISO/IEC 19752 para el tóner láser monocromo); consulte nuestra guía del costo por página. Para los equipos con contrato, parta de las tarifas de costo por clic y sume el alquiler y el papel.

Obtendrá dos tarifas, una por página en negro y otra en color. Recalcúlelas una vez al año o cuando cambien los contratos.

Paso 2: elija un método

Método	Cómo funciona	Necesita	Ideal para
Por plantilla	Costo total dividido por el número de personas de cada departamento	Solo la plantilla	Oficinas muy pequeñas, como punto de partida
Por equipo	Cada departamento paga los equipos que usa	Lecturas de contador	Departamentos con impresoras propias
Códigos de cuenta	Los usuarios introducen un código de departamento o proyecto en el equipo o el controlador	Soporte en el equipo o controlador	Equipos compartidos, repercusión por proyecto
Por usuario	El software de gestión registra las páginas de cada usuario, asociado a un departamento	Software de gestión de impresión	Oficinas mayores, control del color, facturación a clientes

El reparto por plantilla no incentiva a imprimir menos, así que úselo solo de forma provisional. El reparto por equipo es preciso cuando los equipos no se comparten. Para equipos compartidos necesita códigos o seguimiento por usuario.

Paso 3: prepare los datos

• Por equipo: enumere cada equipo, el departamento al que sirve, y tome lecturas cada mes.
• Códigos de cuenta: active los códigos de departamento o de cuenta en cada multifunción y en los controladores. Mantenga la lista corta y al día.
• Por usuario: conecte el software de gestión a su directorio de usuarios y asocie cada usuario a un departamento. Si ya usa liberación segura o gestión de impresión en la nube, los datos de usuario y departamento suelen estar disponibles.

No olvide escaneos y copias. Las copias cuestan lo mismo que las impresiones; los escaneos no suelen tener cargo por clic, pero pueden importar por la carga de trabajo.

Paso 4: informe de forma sencilla

Cada mes, envíe a cada responsable un informe breve:

• páginas en negro y en color;
• costo con las tarifas acordadas;
• variación respecto al mes anterior y al mismo mes del año pasado;
• los tres equipos más usados.

Que sea breve. El objetivo es la conciencia del gasto, no discutir por céntimos. Use las mismas cifras en su auditoría de impresión.

Paso 5: acuerde reglas y, si hace falta, cuotas

Antes de las cuotas, acuerde con los responsables los valores por defecto: negro y doble cara, color solo para funciones concretas y liberación en el equipo. Muchas oficinas comprueban que los valores por defecto y la visibilidad hacen la mayor parte del trabajo.

Si introduce cuotas:

• fíjelas a partir del uso medido, con margen para los picos;
• ofrezca una forma sencilla de pedir más;
• revíselas a los tres meses.

Repercutir la impresión a clientes

Si repercute la impresión a clientes, use códigos de proyecto o cliente al imprimir para que existan los datos, indique la base y la tarifa en sus condiciones de encargo y revise qué permiten sus contratos y las normas profesionales que le apliquen.

Privacidad

Los registros de impresión por usuario suelen contener nombres y títulos de documentos. En la Unión Europea son datos personales, y se aplican principios como la minimización de datos y la limitación del plazo de conservación. Informe a los departamentos de forma agregada cuando sea posible, limite quién ve el detalle por usuario y fije un plazo de conservación de los registros. Nuestra guía sobre RGPD e impresoras de oficina lo trata con más detalle.

Errores habituales

• Cobrar solo el tóner, lo que hace parecer la impresión más barata de lo que es.
• Informes mensuales tan detallados que nadie los lee.
• Códigos opcionales, de modo que la mayoría de los trabajos acaban como “sin asignar”.
• Cuotas sin forma de pedir más.
• No actualizar las tarifas cuando cambia un alquiler o un contrato por clic.

Resumen

El reparto de costos de impresión funciona cuando usa un costo completo por página, un método acorde con cómo se comparten los equipos, informes mensuales sencillos y valores por defecto acordados. Empiece por el reparto por equipo o por códigos de cuenta, pase al seguimiento por usuario si necesita controlar el color o facturar a clientes, y trate los registros de impresión como datos personales.