Alquilar o comprar impresora de oficina: costos y contratos

Decidir si alquilar o comprar una impresora de oficina parece una cuestión financiera, pero en realidad depende de cuánto imprime, de cuánto quiere gestionar usted mismo y de lo atentamente que lea los contratos. Esta guía explica cómo funcionan los alquileres de impresoras y copiadoras, las cláusulas que más dinero cuestan a las pequeñas empresas y una forma sencilla de comparar.

Cómo funciona el alquiler de impresoras

Una oferta típica de equipos de oficina tiene dos partes, aunque llegue en un solo presupuesto:

1. El alquiler o renting del equipo: una cuota mensual fija durante un plazo determinado, a menudo de varios años.
2. El contrato de servicio: cubre tóner, piezas y reparaciones, normalmente con un precio por clic para cada página en negro y en color, a veces con un volumen mínimo mensual.

El alquiler suele firmarse con una entidad financiera y el servicio con el distribuidor. Esto importa: si el servicio decepciona, el contrato financiero normalmente hay que seguir pagándolo.

Cuándo conviene comprar

• Necesita una o dos impresoras o multifunción de sobremesa.
• Su volumen es moderado y estable.
• Alguien en la oficina puede pedir tóner y hacer el mantenimiento sencillo.
• No quiere compromisos a largo plazo.

Al comprar, su gasto es el precio más consumibles, piezas, papel y reparaciones. Nuestra guía de costo por página explica cómo estimar los consumibles.

Cuándo conviene alquilar

• Necesita multifunción A3 de tipo copiadora con acabados, que tienen un precio inicial más alto.
• El volumen es alto y el servicio incluido aporta valor.
• Quiere una cuota mensual fija y preservar liquidez.
• Prefiere que el proveedor vigile el tóner y envíe técnicos.

Para oficinas con varios equipos, un servicio de impresión gestionada puede encajar mejor.

Cláusulas que debe revisar

Cláusula	Qué mirar
Plazo	Meses de duración y si coincide con el tiempo que necesitará el equipo
Volumen mínimo	Páginas que paga cada mes aunque imprima menos
Precio por clic	Tarifas en negro y color, y si cambian por encima de un umbral
Revisión de precios	Subidas anuales de cuota o de clics
Renovación automática	Plazo de preaviso y prórrogas tácitas
Cancelación anticipada	Cómo se calcula la liquidación
Fin del contrato	Devolución, opción de compra o continuación; quién paga la recogida
Nivel de servicio	Tiempos de respuesta, equipos de sustitución, exclusiones
Datos al devolver	Quién borra el almacenamiento y si recibe confirmación

No avisar a tiempo antes del fin del contrato es uno de los errores más caros. Anote la fecha el mismo día que firma.

Cómo comparar el costo total

Compare durante el mismo periodo, por ejemplo el plazo del alquiler:

Total alquilando = cuota mensual x meses + clics previstos (o mínimos, si son mayores) + gastos de instalación, recogida o administración.

Total comprando = precio de compra + consumibles para su volumen + piezas y kits + reparaciones o plan de servicio + tiempo de su personal - valor de reventa al final.

Use su volumen medido con el contador de páginas, no el que sugiera el comercial.

Impuestos y contabilidad

El efecto fiscal y contable de alquilar o comprar depende del país. Las empresas que aplican la NIIF 16 generalmente reconocen los arrendamientos en el balance, con algunas excepciones. No somos asesores fiscales: pida a su asesor que compare ambas opciones para su caso.

Seguridad de los datos al devolver el equipo

Las copiadoras y multifunción suelen guardar imágenes de lo escaneado e impreso en su almacenamiento interno. Antes de que se lleven un equipo alquilado, asegúrese de que se borra el almacenamiento o se retira y destruye el disco, y pida confirmación por escrito. La guía NIST SP 800-88 describe los métodos. Más detalles en nuestra guía de seguridad de impresoras en red.

Consejos para negociar

• Pida al menos dos presupuestos para la misma clase de equipo y el mismo volumen.
• Pida tarifas por clic sin mínimo, o con un mínimo igual a su media real.
• Pregunte si la entrega de tóner, la instalación y la recogida están incluidas.
• Pida por escrito las opciones al final del plazo.

Antes de que termine el alquiler

Anote la fecha de fin y el plazo de preaviso en un calendario compartido el mismo día de la firma. Cuando el equipo vuelva al proveedor, siga una rutina de borrado por escrito y pida constancia: lo explicamos en borrar el disco duro de la fotocopiadora. Si la nueva propuesta es una copiadora A3, compruebe primero si de verdad necesita ese formato con la prueba de impresora A3 o A4 para la oficina.

Conclusión

Para la mayoría de oficinas pequeñas con equipos de sobremesa, comprar gana en sencillez y costo. El alquiler se justifica con equipos grandes y volúmenes altos, siempre que lea el contrato y ajuste el mínimo a la realidad. En ambos casos, empiece por elegir bien la clase de equipo con nuestra guía de la mejor impresora de oficina.