Presupuesto de impresión de la oficina: cómo planificarlo

El presupuesto de impresión de muchas oficinas es una sola línea que dice “tóner”, y por eso los costos de impresión sorprenden. El gasto real se reparte entre alquileres, contratos de servicio, consumibles, papel, energía, software y el tiempo que el personal pasa resolviendo atascos. Cuando se divide entre departamentos y una tarjeta de empresa, nadie ve el total. Esta guía explica cómo construir un presupuesto de impresión a partir de volúmenes medidos, qué partidas incluir y cómo mantenerlo al día durante el año.

Empiece por lo que realmente imprime

Un presupuesto basado en suposiciones saldrá mal. Tome lecturas de contador de cada impresora y multifunción dos veces, con un mes de diferencia. La mayoría de los equipos muestran los contadores en el panel o en su página web, separados en negro y color, y a veces en copias, impresiones y escaneos.

• Reste la primera lectura de la segunda en cada contador.
• Multiplique por doce para estimar el año.
• Anote los picos estacionales, como el cierre del ejercicio, las campañas fiscales o una temporada de ventas, y ajuste.

Si tiene un sistema de gestión de impresión, exporte los últimos doce meses. Nuestra guía de auditoría de impresión explica cómo reunir y comprobar estas cifras.

Las partidas que hay que incluir

Use una partida por tipo de costo, para ver adónde va el dinero y qué contratos renegociar.

Partida	Qué cubre	Dónde encontrar la cifra
Equipos	Cuotas de alquiler, o precio de compra repartido en la vida prevista	Contrato de alquiler, inventario de activos
Consumibles	Tóner, tinta, tambores, depósitos de tóner residual	Facturas del proveedor, costo por página
Papel	Paquetes de folios, papel con membrete, etiquetas	Facturas de papelería
Servicio y piezas	Cargos por clic, contrato de servicio, reparaciones fuera de contrato	Facturas de servicio
Software	Gestión de impresión, nube, licencias de liberación segura	Suscripciones
Energía	Electricidad de equipos encendidos todo el día	Especificaciones, datos ENERGY STAR
Impresión en casa	Compensaciones o consumibles reembolsados al personal en remoto	Notas de gastos
Retirada	Borrado de datos, recogida, reciclaje	Presupuestos de proveedores
Tiempo del personal	Horas de informática y oficina dedicadas a impresoras	Estimación a partir de incidencias

No todas las oficinas necesitan todas las partidas. Una empresa de tres personas con una impresora quizá solo necesite equipos, consumibles, papel y reparaciones. Lo importante es decidir de forma consciente qué entra y qué no.

Cómo valorar cada partida

Impresoras en propiedad

Para las impresoras propias, calcule el costo por página a partir del precio del cartucho y su rendimiento nominal. El rendimiento del tóner láser monocromo se mide según la norma ISO/IEC 19752, así que es comparable entre modelos, aunque el rendimiento real depende de cuánto se cubre cada página. Nuestra guía del costo por página explica el cálculo. Multiplique el costo por página por el volumen anual y sume las piezas que se gastan en el año, como los tambores.

Equipos alquilados o con contrato

Para los equipos con alquiler o contrato por clic, use el contrato: cuota por doce, más tarifas por clic por los volúmenes previstos, aplicando los mínimos. Si su volumen está por debajo del mínimo, presupueste el mínimo. El costo por clic de una fotocopiadora explica los mínimos, el cómputo a doble cara y las subidas anuales.

Energía

La energía es poca por equipo, pero suma en equipos grandes encendidos todo el día. Use el consumo eléctrico típico de la ficha ENERGY STAR o de las especificaciones y su tarifa eléctrica. Consulte consumo de energía de la impresora de oficina.

Tiempo del personal

Es la partida que más se olvida. Cuente durante un mes las incidencias relacionadas con impresoras y estime el tiempo dedicado. A menudo justifica sustituir un equipo poco fiable o pasar a un contrato de servicio.

Una plantilla anual sencilla

Prepare el presupuesto en una hoja de cálculo con estas columnas:

1. Partida
2. Gasto real del año pasado
3. Volumen previsto (negro, color)
4. Tarifa o costo unitario
5. Presupuesto de este año
6. Responsable
7. Notas (fin de contrato, cláusula de subida)

Añada un margen de unos pocos puntos porcentuales para cambios de precio y reparaciones imprevistas, y anote por qué elige esa cifra. Deje visibles los volúmenes previstos: cuando cambien, podrá actualizar el presupuesto en minutos.

Prevea los cambios conocidos

Antes de cerrar las cifras, revise:

• Fechas de contratos: un alquiler o contrato de servicio que termina este año puede traer nuevas condiciones. Consulte fin del alquiler de una fotocopiadora.
• Plantilla: más personas imprimen más; más personal en remoto puede imprimir menos en la oficina pero pedir consumibles para casa, como explica nuestra política de impresión en teletrabajo.
• Mudanzas: suelen traer equipos nuevos, cableado y gastos de instalación.
• Antigüedad de los equipos: una impresora envejecida puede necesitar un fusor o su sustitución; presupuéstelo en lugar de esperar. Vea cuándo cambiar la impresora de la oficina.

Un responsable y revisiones trimestrales

Asigne el presupuesto a una persona que vea todas las facturas de impresión. Cada trimestre:

• tome lecturas nuevas y compare los volúmenes con lo previsto;
• asigne las facturas a sus partidas;
• señale cualquier partida que se desvíe más de un 10 a 20 % y averigüe por qué;
• compare los mínimos de los contratos con el uso real.

Si varios departamentos comparten equipos, quizá quiera repartir el costo entre ellos. Nuestra guía de reparto de costos de impresión por departamento explica métodos sencillos.

Usar el presupuesto para ahorrar

Un presupuesto claro muestra dónde ahorrar. Hallazgos habituales:

• las páginas en color son una parte pequeña del volumen pero grande del costo;
• un equipo antiguo cuesta más en reparaciones que un alquiler nuevo;
• los mínimos de un contrato por clic están muy por encima del uso real;
• varias impresoras pequeñas necesitan cada una sus propios consumibles.

Nuestra guía para reducir costos de impresión en la oficina recoge los cambios que más suelen notarse.

Resumen

Construya el presupuesto de impresión con volúmenes medidos en negro y en color, incluya todas las partidas desde los equipos hasta el tiempo del personal, valore cada una con contratos o costo por página y prevea los cambios conocidos. Asigne un responsable y revíselo cada trimestre frente a facturas y lecturas, para que la próxima decisión sobre contratos se base en datos.