Gestión de impresión en la nube para pymes: guía práctica

La gestión de impresión en la nube permite a una pequeña empresa imprimir sin un servidor de impresión en un armario. Las colas, los controladores, los permisos de usuario y los informes viven en un servicio en línea, y las impresoras de la oficina reciben los trabajos desde él. Para una oficina sin servidor, un personal que alterna casa y oficina o varias sedes pequeñas, puede ser más sencillo que un servidor o que una maraña de conexiones por IP directa. Esta guía explica cómo funciona, qué revisar y cómo hacer el cambio.

Cómo funciona

En una configuración tradicional, los ordenadores envían los trabajos a un servidor de impresión de la red o directamente a la dirección IP de cada impresora. Nuestra guía servidor de impresión o IP directa explica ambas opciones.

Con un servicio en la nube:

1. El usuario imprime en una cola en la nube desde su ordenador o su móvil.
2. El servicio comprueba quién es el usuario y qué impresoras puede usar.
3. El trabajo queda retenido hasta que se libera o se envía a la impresora elegida.
4. La impresora recoge el trabajo directamente del servicio, si lo admite de forma nativa, o un conector de la red local se lo pasa.

El conector es la pieza que muchos pasan por alto. Las impresoras que no pueden hablar con el servicio necesitan un pequeño programa en un ordenador siempre encendido, o un pequeño aparato, en cada oficina.

Tipos de servicio

Existen varios tipos:

• Servicios de plataforma, como Universal Print de Microsoft, que vincula la impresión al inicio de sesión de Microsoft Entra ID y está disponible con determinadas suscripciones de Microsoft 365. Microsoft Learn describe cómo funciona y qué impresoras admite.
• Servicios independientes de gestión de impresión, compatibles con varias plataformas, que añaden liberación en el equipo, cuotas e informes.
• Servicios de fabricantes o distribuidores de impresoras, a menudo ligados a sus equipos.

Google Cloud Print, en su día una opción habitual, cerró a finales de 2020, lo que recuerda la importancia de comprobar el compromiso a largo plazo del proveedor.

Cuándo encaja en una pequeña empresa

• No tiene un servidor en la oficina ni quiere tenerlo.
• El personal trabaja en modo híbrido e imprime en más de un lugar.
• Tiene varias oficinas pequeñas y quiere un único conjunto de reglas.
• Ya usa un servicio de identidad en la nube para iniciar sesión.

Puede no encajar si su conexión a internet es poco fiable, si la normativa exige que los trabajos no salgan de sus instalaciones o si tiene impresoras antiguas que ningún conector admite.

Qué revisar antes de elegir

Por dónde viajan los documentos

Pregunte si el contenido de los trabajos pasa por los servidores del proveedor o se queda en la red local y solo los datos de control van a la nube. Pregunte dónde se guardan los trabajos, durante cuánto tiempo, en qué región y si están cifrados. La guía de seguridad en la nube del NCSC ofrece preguntas útiles para cualquier servicio. Si los trabajos contienen datos personales, revise también nuestra guía sobre RGPD e impresoras de oficina.

Identidad y acceso

Los usuarios deberían iniciar sesión con la identidad corporativa que ya tienen, para que quien deja la empresa pierda el acceso de forma automática. Compruebe que admite grupos, para limitar el color o determinadas impresoras por equipo.

Compatibilidad de las impresoras

Enumere cada modelo y compruebe si tiene soporte nativo. Para el resto, revise los requisitos del conector. Los estándares sin controlador como IPP Everywhere pueden simplificar los controladores, como explica nuestra guía del controlador universal de impresora.

Funcionamiento sin internet

¿Qué pasa si se cae la conexión? Algunos servicios pueden seguir imprimiendo en local a través del conector; otros no imprimen nada hasta que vuelve la conexión.

Liberación y seguridad

Debe estar disponible la liberación en el equipo, con tarjeta, PIN o móvil. El acceso de administración al servicio debe usar autenticación multifactor.

Costos y contrato

Los modelos de precio varían: por usuario, por impresora o incluido en una suscripción más amplia. Compare con sus propias cifras de usuarios e impresoras y revise el preaviso y la exportación de datos al darse de baja.

Pasar a la nube por etapas

1. Enumere impresoras, ubicaciones y usuarios.
2. Compruebe qué impresoras funcionan de forma nativa y cuáles necesitan conector.
3. Conecte el servicio a su directorio de identidades.
4. Haga una prueba con un equipo durante un par de semanas.
5. Fije valores por defecto: negro, doble cara, liberación y límites de color por grupo.
6. Pase al resto de usuarios y después elimine las colas antiguas y las conexiones por IP directa.

Mantenga el firmware al día en todas las impresoras y siga la guía de seguridad de impresoras en red, porque el servicio en la nube no protege el propio equipo.

Nube, servidor de impresión o IP directa

Aspecto	Nube	Servidor de impresión	IP directa
Hardware en la oficina	Solo conector, cuando haga falta	Un servidor	Ninguno
Gestión de controladores	Central, a menudo sin controlador	Central	En cada ordenador
Usuarios en varias oficinas	Un único conjunto de reglas	Un servidor por sede o VPN	Configuración aparte por sede
Funciona sin internet	Depende del servicio	Sí	Sí
Informes por usuario	Normalmente incluidos	Con software adicional	Limitados

En una oficina de pocas personas con una sola impresora, la IP directa puede seguir siendo lo más sencillo. La nube se gana su sitio cuando hay varias impresoras, sedes o usuarios híbridos.

Impresión para invitados y desde el móvil

Muchos servicios en la nube aceptan trabajos por correo o subida web, lo que da una vía ordenada para las visitas. Consulte impresión para invitados en la oficina.

Informes

Los servicios en la nube suelen informar de las páginas por usuario, impresora y color. Use estos datos en su auditoría de impresión y para revisar las facturas de impresión gestionada o por clic.

Resumen

La gestión de impresión en la nube sustituye el servidor de impresión por un servicio en línea y un pequeño conector donde haga falta. Encaja con oficinas pequeñas sin servidor, equipos híbridos y empresas con varias sedes. Revise por dónde viajan los documentos, cómo funciona el inicio de sesión, qué pasa sin internet y qué impresoras se admiten, y haga el cambio por etapas.