¿Cuántas impresoras necesita una oficina? Cómo calcularlo

¿Cuántas impresoras necesita una oficina? Si se lo pregunta a un distribuidor, quizá le dé una proporción de impresoras por empleado. No existe una norma oficial para esa proporción, y además ignora lo que de verdad importa: cuánto imprime, cuánto camina la gente, si la impresión es crítica y lo confidenciales que son los documentos. Esta guía propone un método paso a paso para dimensionar las impresoras de una pequeña empresa con sus propias cifras.

Por qué menos suele ser mejor

Cada impresora trae sus consumibles, averías, actualizaciones de firmware, ajustes de seguridad y consumo eléctrico. Las pequeñas de escritorio suelen tener además el costo por página más alto. Concentrar la impresión en menos multifunciones compartidas y bien dimensionadas suele reducir:

• El costo por página, gracias a consumibles grandes de alto rendimiento.
• El stock de consumibles y el trabajo de pedidos.
• Los equipos que proteger y actualizar (vea seguridad de impresoras en red).
• El consumo en reposo (vea consumo de energía de la impresora).

El límite está en la comodidad y la continuidad: con muy pocos equipos la gente hace cola, camina demasiado o deja de trabajar cuando uno se estropea.

Paso 1: medir el volumen total

Lea el contador de cada impresora y multifunción, y otra vez un mes después. Sume por separado las páginas en negro y en color. Si no lo ha hecho antes, nuestra auditoría de impresión incluye una plantilla.

Paso 2: comparar con la capacidad de los equipos

Cada modelo tiene un volumen mensual recomendado, inferior a su ciclo de trabajo máximo. Una comprobación sencilla:

• Divida el volumen mensual total por el volumen mensual recomendado del tipo de equipo compartido que valora.
• Redondee hacia arriba. Ese es el número mínimo de equipos por capacidad.
• Deje margen para el crecimiento y los picos, como los cierres de mes.

En la mayoría de oficinas pequeñas la capacidad no es el factor limitante; lo son la distribución y la continuidad.

Paso 3: dibujar las distancias

Marque dónde se sienta cada equipo de trabajo. Una impresora compartida funciona mejor cuando se llega a ella rápido, sin cruzar el edificio ni cambiar de planta. Como orientación práctica:

• Un equipo por planta es un punto de partida habitual en oficinas de varias plantas.
• Salas o alas separadas con impresión constante pueden justificar un equipo cada una.
• Los grupos que imprimen sin parar, como recepción, expediciones o contabilidad, suelen necesitar un equipo cerca.

Paso 4: añadir necesidades especiales

Algunas necesidades justifican un equipo dedicado o distinto:

• A3 o acabado: vea impresora A3 o A4 para la oficina.
• Color: a menudo basta un equipo a color; vea impresora a color o en blanco y negro.
• Impresión confidencial: la liberación segura en equipos compartidos suele eliminar la necesidad de impresoras personales en recursos humanos o finanzas.
• Etiquetas, cheques o soportes especiales: equipos especializados aparte; vea impresora de etiquetas para negocio.

Paso 5: decidir cuánta parada puede aceptar

Si una impresora se estropea, ¿qué ocurre? Para algunas oficinas, un día sin imprimir es una molestia. Para otras, como una clínica que imprime recetas o un almacén que imprime albaranes, para el trabajo. Si la impresión es crítica:

• Mantenga al menos dos equipos que puedan asumir el trabajo del otro.
• Configure ambos en los ordenadores, o use un servidor o una cola en la nube que pueda redirigir trabajos. Vea servidor de impresión o IP directa.
• Revise el tiempo de respuesta del servicio en su contrato.

Paso 6: elegir y ubicar los equipos

Combine los pasos: la capacidad marca el mínimo, la distribución y las necesidades especiales añaden equipos, y la continuidad puede sumar uno más. Después:

1. Decida qué equipos actuales se quedan, cuáles se sustituyen y cuáles se retiran.
2. Retire primero los menos usados y los más caros por página.
3. Configure valores por defecto (doble cara, negro) y seguridad en los que quedan.
4. Explique al personal dónde imprimir y por qué.

Ejemplo (ilustrativo)

Una oficina de dos plantas mide su volumen mensual y ve que casi toda la impresión se concentra en la planta baja, en contabilidad y recepción, con poca impresión arriba. Tiene seis impresoras de escritorio y una copiadora antigua. Aplicando el método, elige una multifunción compartida por planta, deja el color solo en la de planta baja, añade liberación segura para contabilidad y retira las de escritorio. Si falla la de arriba, el personal puede imprimir en la de abajo. Las cifras de su oficina serán otras; la lógica es la misma.

Personal a distancia e híbrido

El trabajo híbrido cambia la cuenta. Quien va a la oficina dos o tres días por semana imprime menos allí, así que a menudo se puede reducir la capacidad compartida. En casa, decida si la empresa proporciona impresoras. Si lo hace, fije normas: qué documentos pueden imprimirse en casa, cómo se guardan y destruyen las páginas confidenciales y quién paga los consumibles. Las impresoras domésticas rara vez tienen liberación segura o firmware gestionado, por lo que muchas empresas piden imprimir el material confidencial solo en la oficina.

Errores habituales

• Guardar equipos viejos “por si acaso”: siguen consumiendo, necesitan consumibles y quedan en la red sin actualizar.
• Sustituir uno por uno: un equipo nuevo por cada viejo repite decisiones pasadas en lugar de ajustarse al volumen actual.
• Olvidar el contrato de la copiadora: una multifunción alquilada con volumen mínimo debería asumir la mayor parte de la impresión, no competir con las de escritorio.

Revisar a los tres meses

Vuelva a leer los contadores. Revise las colas en horas punta, la proporción de color y las quejas. Si un equipo está siempre saturado, añada capacidad o muévalo; si otro apenas se usa, valore retirarlo. Nuestra guía para reducir costos de impresión recoge más cambios.

Formatos grandes y equipos al final de su vida

Algunas necesidades no se cubren añadiendo otra impresora A4 o A3. Si su oficina imprime planos, mapas o carteles con regularidad, valore si necesita un plotter de gran formato o si le basta una copistería para los trabajos ocasionales. Cuando revise el número de equipos, aproveche para identificar los que deberían retirarse en lugar de sustituirse uno por uno; la guía sobre cuándo cambiar la impresora de la oficina ayuda a decidirlo. Y si recibe visitas con frecuencia, cuente la impresión para invitados como una necesidad aparte, no como un equipo más en la red interna.

Resumen

Dimensione las impresoras a partir del volumen medido y la capacidad de los equipos, y ajuste por distribución, necesidades especiales y continuidad. Para la mayoría de pequeñas empresas eso significa pocas multifunciones compartidas, bien situadas y con liberación segura, en lugar de una impresora en cada mesa. La guía para elegir impresora de oficina le ayuda a escoger los equipos.