Auditoría de impresión en la oficina: hacerla en una semana

Una auditoría de impresión responde a cuatro preguntas: qué equipos de impresión tenemos, cuánto imprimen, cuánto cuesta y qué riesgos conllevan. Las grandes organizaciones suelen pagar una evaluación externa. Una pequeña empresa puede hacer una versión útil por su cuenta con una hoja de cálculo, un recorrido por la oficina y dos lecturas de contadores separadas por un mes. Esta guía le da la lista de comprobación.

Por qué auditar la impresión

• Los costos están dispersos: tóner en una tarjeta, el alquiler en un cargo domiciliado, un contrato de servicio con un distribuidor, el papel en el pedido de material de oficina. Nadie ve el total.
• Los equipos se acumulan: las impresoras de escritorio antiguas siguen enchufadas cuando llegan las multifunciones nuevas.
• Los contratos se renuevan solos: alquileres y contratos de servicio suelen prorrogarse si no se avisa a tiempo.
• La seguridad se olvida: contraseñas por defecto, firmware antiguo y credenciales de escaneo guardadas pasan desapercibidos.

La auditoría reúne todo en un solo lugar para decidir qué cambiar, y le da una base para comparar cualquier propuesta de impresión gestionada.

Paso 1: hacer el inventario

Recorra todas las salas y anote cada equipo, incluidos los de oficinas en casa si la empresa paga los consumibles. Use una hoja de cálculo con una fila por equipo:

• Marca, modelo y número de serie.
• Ubicación y usuarios principales.
• Conexión: red, USB, wifi.
• Funciones: imprimir, copiar, escanear, fax; negro o color; A4 o A3.
• Propio o alquilado; referencia del contrato.
• Antigüedad, si se conoce.

No olvide escáneres, impresoras de etiquetas y faxes si generan costos o guardan datos.

Paso 2: leer los contadores

Todo equipo en red muestra sus contadores en el menú, en su página web de administración o en un informe de configuración. Anote los totales en negro y en color y, si se puede, copias, impresiones y escaneos por separado. Repita exactamente un mes después. La diferencia es el volumen mensual de cada equipo.

Compare ese volumen con el volumen mensual recomendado del equipo. Busca equipos sobrecargados (más averías, más piezas) y equipos casi sin uso (candidatos a retirarse).

Paso 3: calcular cuánto cuesta cada página

Para cada equipo:

1. Identifique los consumibles que usa y lo que pagó por ellos, según las facturas.
2. Divida por el rendimiento declarado para obtener el costo por página de cada consumible. Los rendimientos del tóner negro se miden según ISO/IEC 19752, y normas relacionadas para el color.
3. Añada tambores, fusores y otras piezas, y los cargos por página del servicio.
4. Añada el alquiler o la compra repartidos en la vida del equipo si quiere la imagen completa.

Nuestra guía de costo por página muestra el cálculo en detalle.

Paso 4: reunir contratos y gasto

Junte en una carpeta:

• Alquileres y contratos de servicio o de costo por clic.
• Doce meses de facturas de consumibles, papel y reparaciones.
• Suscripciones de impresión gestionada o software de impresión.

Para cada contrato, anote la fecha de fin, el preaviso, los volúmenes mínimos, el precio de los excesos y las cláusulas de subida de precio. Ponga las fechas de preaviso en un calendario compartido. Las cláusulas se explican en nuestra guía alquilar o comprar impresora.

Paso 5: revisar ajustes y seguridad

En cada equipo en red, compruebe:

• Contraseña de administrador cambiada.
• Firmware actualizado.
• Doble cara y negro por defecto en el equipo y en los controladores.
• Reposo y apagado automático activos (vea consumo de energía de la impresora).
• Cifrado y sobrescritura del almacenamiento activos si existen (vea borrar el disco duro de la fotocopiadora).
• Protocolos y servicios sin uso desactivados.
• Cuentas de escanear a correo y a carpeta todavía necesarias y seguras.

Nuestra guía de seguridad de impresoras en red tiene la lista completa.

Paso 6: preguntar a los usuarios

Cinco minutos con cada equipo de trabajo le dicen lo que los números no muestran:

• ¿Qué impresora usa y por qué?
• ¿Qué imprime más y podría ser digital?
• ¿Imprime algo confidencial? ¿Dónde lo recoge?
• ¿Qué falla con más frecuencia?

Paso 7: convertir hallazgos en acciones

Agrupe los hallazgos en cuatro tipos de acción:

Acción	Ejemplo típico
Retirar	Impresoras de escritorio con muy poco volumen o costo por página muy alto
Sustituir	Equipos sobrecargados o antiguos con averías frecuentes
Reconfigurar	Valores por defecto, reposo, seguridad, liberación segura
Renegociar	Contratos con mínimos que nunca alcanza, o que se renuevan pronto

Asigne a cada acción un responsable y una fecha. Las normas duraderas, póngalas en su política de impresión.

Paso 8: volver a medir

Tres meses después de los cambios, lea de nuevo los contadores y repita el cálculo de costos. Compare páginas totales, proporción de color, número de equipos y costo mensual con el punto de partida. Nuestra guía para reducir costos de impresión propone los cambios con más efecto en esa comparación.

Guardar el expediente

Guarde juntos la hoja de cálculo, las lecturas, el resumen de contratos y la lista de acciones en una carpeta compartida. Así la auditoría del año siguiente parte de los datos de este, y quien asuma la responsabilidad de las impresoras puede ver por qué se retiraron equipos o se cambiaron contratos.

Cuándo pedir ayuda externa

Un distribuidor o proveedor de impresión gestionada puede usar software que recoge los contadores de forma automática, útil con parques grandes. Use su propia auditoría para comprobar sus cifras y asegúrese de que cualquier propuesta se base en sus volúmenes medidos y no en estimaciones.

Del informe al presupuesto

Una auditoría solo rinde si sus cifras se usan después. Lleve el volumen anual, el costo por página y la lista de contratos a su presupuesto de impresión, de modo que el presupuesto del año siguiente parta de datos medidos y no de la factura del año anterior. Si quiere que cada departamento vea lo que imprime, las mismas lecturas por equipo o por usuario sirven para un reparto de costos de impresión por departamento. Y si va a pedir ofertas de impresión gestionada, compare los precios con su propio volumen medido usando la guía de modelos de precios de impresión gestionada.

Resumen

La auditoría de impresión de una oficina pequeña es un ejercicio de hoja de cálculo, no un proyecto de consultoría. Liste los equipos, mida el volumen, calcule el costo de las páginas, lea los contratos, revise la seguridad y actúe. Repítala cada año o unos meses antes de renovar un alquiler.