Impresora a color o blanco y negro: cuándo compensa el color

Elegir entre una impresora a color o blanco y negro es una de las decisiones de costo más importantes al comprar una impresora o multifunción para la oficina. El color se ve mejor y a veces es imprescindible. También añade consumibles, piezas y la tentación de imprimir en color lo que se vería igual en negro. Esta guía le ayuda a decidir si su oficina necesita color y, si lo necesita, cómo mantener su costo bajo control.

No damos precios; los consumibles varían según el modelo, el país y el distribuidor. En su lugar, le mostramos cómo comparar con sus propios presupuestos.

Qué imprime realmente una oficina

En muchas pequeñas empresas, la mayor parte de lo impreso son facturas, cartas, contratos, formularios, albaranes e informes internos. Son documentos de texto que funcionan perfectamente en negro. El color importa en un grupo más pequeño:

• Propuestas, presentaciones e informes para clientes.
• Material de marketing: folletos, listas de precios, cartas de restaurante, fichas de inmuebles.
• Gráficos y planos en los que el color tiene significado.
• Fotos de uso interno, como registros de obra o de inspección.

Antes de decidir, mida. Su impresora o copiadora actual probablemente informa por separado de páginas en color y en negro. Si no lo hace, pida al personal que anote los trabajos en color durante unas semanas. Nuestra guía de auditoría de impresión explica cómo reunir los contadores.

Por qué el color cuesta más por página

Una láser o de tinta monocromo usa solo negro. Un equipo a color usa negro más cian, magenta y amarillo. Por cada página a color paga:

• El negro, si la página tiene contenido negro.
• Cada consumible de color, con su propio costo por página.
• En las láser a color, a menudo tambores separados o una unidad de imagen por color, además de una banda de transferencia y un depósito de tóner residual.

El rendimiento declarado de los consumibles de color se mide con una página de prueba estándar, que puede tener menos cobertura que su folleto. Por eso el costo real por página a color suele ser mayor de lo que indica la etiqueta. El método está en nuestra guía de costo por página.

Otras diferencias

	Equipo monocromo	Equipo a color
Consumibles que almacenar	Tóner o tinta negra, quizá un tambor	Cuatro tóneres o tintas, a menudo varios tambores o una unidad de imagen, depósito residual
Costo por página habitual	Más bajo	Más alto en páginas a color; en negro varía según el modelo
Precio de compra	Normalmente menor a igual velocidad	Normalmente mayor
Piezas que se desgastan	Menos	Más
Riesgo de color innecesario	Ninguno	Requiere valores por defecto y controles

Son tendencias generales. Algunos equipos a color tienen un costo competitivo en negro, y algunas impresoras de tinta para empresa tienen un costo en color cercano al del negro. Compare los modelos concretos de su lista.

Cuándo elegir monocromo

• Las páginas a color son una parte pequeña de lo que imprime.
• Puede enviar los trabajos a color a una imprenta o a una pequeña impresora a color.
• Quiere el costo por página más bajo y los consumibles más sencillos.
• El equipo está en una zona compartida muy concurrida donde sería difícil controlar el color.

Cuándo elegir color

• Los documentos a color para clientes son parte habitual del trabajo.
• Gráficos, mapas o planos necesitan color para leerse bien.
• Produce material de marketing en la oficina y la calidad le basta.
• El costo y la espera de imprimir fuera superarían el costo extra del color en casa.

Un enfoque mixto

Muchas oficinas pequeñas usan una multifunción monocromo para el trabajo diario y un equipo a color para lo que lo necesita. Así el equipo de mayor volumen sale barato y el personal tiene acceso al color. La guía láser o tinta para la oficina es útil aquí, porque una de tinta para empresa puede ser buena opción como impresora a color de poco volumen.

Si compra color, contrólelo

1. Ponga blanco y negro por defecto en los controladores y en el equipo.
2. Use escala de grises para borradores internos. La mayoría de controladores tienen una opción de grises o solo negro.
3. Use códigos o cuentas de usuario para que el uso del color sea visible por persona o equipo.
4. Pase el color por liberación segura, para que solo se imprima cuando alguien está en el equipo.
5. Revise cada mes la proporción de color en los informes del equipo. Un aumento repentino suele tener una causa sencilla.

Para más controles de costo, vea cómo reducir costos de impresión.

Prueba rápida: ¿cuánto le costaría el color?

Tome un mes real de páginas a color. Multiplíquelo por el costo por página a color del equipo que valora, calculado con sus propios presupuestos. Después multiplique el mismo número de páginas por el costo por página en negro, como si se imprimieran en negro, y compare los dos totales. Añada lo que costaría imprimir fuera los documentos que de verdad necesitan color. La diferencia le dice cuánto vale para su empresa tener color en la oficina, con sus cifras y no con la estimación de un vendedor.

Alquileres y contratos de servicio

Si alquila una copiadora a color con contrato de costo por clic, los clics en color y en negro suelen tener precios distintos, y puede haber un volumen mínimo. Revise ambos precios y cómo se cuenta el color (algunos contratos cuentan cualquier color en la página como un clic de color completo). La guía alquilar o comprar impresora explica las cláusulas.

Cómo se factura y se reparte el color

En los contratos de servicio, el color suele tener una tarifa por página distinta y más alta que el negro; la guía del costo por clic explica cómo se cuentan las páginas y qué conviene revisar en la factura. Mostrar a cada departamento cuánto color imprime suele reducirlo más que cualquier prohibición, y un reparto de costos de impresión por departamento con tarifas separadas para negro y color lo hace visible. Por último, muchos documentos en color se imprimen solo para leerlos en pantalla después; la guía de oficina sin papel ayuda a decidir qué dejar de imprimir.

Resumen

Elija blanco y negro si la mayoría de sus páginas son texto y el color es ocasional. Elija color, o añada un equipo a color, cuando el color sea habitual en el trabajo con clientes o de marketing. En ambos casos, mida su proporción real de color, compare el costo por página con sus presupuestos y haga del color una elección deliberada, no la opción por defecto. La guía para elegir impresora de oficina cubre el resto de la decisión.