Modelos de precios de impresión gestionada: cómo se cobra

Los modelos de precios de la impresión gestionada deciden lo que paga cuando cambia su forma de imprimir, y eso importa más que la tarifa anunciada en cualquier presupuesto. Dos propuestas con cifras mensuales parecidas pueden comportarse de forma muy distinta si el año que viene imprime un 30 % menos o contrata a cinco personas más. Esta guía explica los modelos habituales, las cláusulas que cambian el costo real y cómo comparar presupuestos en igualdad de condiciones.

Si el concepto es nuevo para usted, empiece por nuestra guía de servicios de impresión gestionada.

Los principales modelos de precios

1. Costo por página (costo por clic)

Paga una tarifa por cada página que registran los contadores del equipo, con tarifas distintas para negro y color. Incluye tóner, piezas y servicio técnico. El hardware puede ir incluido en la tarifa, alquilarse aparte o ser suyo.

• Encaja con: volúmenes variables o que espera que bajen.
• Atención a: volúmenes mínimos, cómo se cuentan las páginas a doble cara y las grandes, y las subidas anuales. Nuestra guía del costo por clic de una fotocopiadora entra en detalle.

2. Cuota mensual fija con páginas incluidas

Paga la misma cantidad cada mes, que incluye un número fijo de páginas en negro y en color. Las páginas por encima se cobran como exceso.

• Encaja con: volúmenes estables y previsibles y un presupuesto sencillo.
• Atención a: páginas incluidas por encima de lo que imprime, lo que supone pagar páginas que no usa, y tarifas de exceso más altas que la base.

3. Por equipo

Una cuota mensual por cada impresora o multifunción gestionada, a veces con las páginas cobradas aparte.

• Encaja con: parques de equipos similares con volúmenes conocidos.
• Atención a: equipos de poco volumen que cuestan lo mismo que los muy usados; puede salir más barato retirarlos. Consulte cuántas impresoras necesita una oficina.

4. Por usuario

Una cuota mensual por persona, a menudo con un límite de uso razonable de páginas.

• Encaja con: oficinas con plantilla estable e impresión por persona parecida.
• Atención a: límites de uso razonable sin definir y reglas de cómputo para personal a tiempo parcial o que deja la empresa.

5. Híbrido

Muchos contratos combinan modelos: hardware en alquiler, una cuota fija de servicio y un cargo por página por encima de un número incluido. Los contratos híbridos son los más difíciles de comparar, así que sepárelos en sus partes.

Cláusulas que cambian el costo real

Sea cual sea el modelo, revise estas cláusulas:

Cláusula	Pregunta
Volumen mínimo	¿Cuál es el mínimo por periodo y se puede revisar?
Tarifa de exceso	¿Cuál es la tarifa por encima de lo incluido, en negro y en color?
Definición de color	¿Una página con un pequeño logotipo cuenta como color completo?
Cómputo de páginas	¿Una hoja a doble cara son dos páginas? ¿Un A3 son dos?
Subida anual	¿Porcentaje fijo, ligada a un índice o a criterio del proveedor?
Inclusiones	¿Tóner, piezas, mano de obra, papel, software, actualizaciones de seguridad?
Niveles de servicio	¿Tiempos de respuesta y reparación, y qué pasa si no se cumplen?
Plazo y renovación	¿Duración, preaviso, renovación automática?
Salida	¿Costos de salida anticipada y qué pasa con el hardware alquilado?

Cómo comparar presupuestos de forma justa

1. Mida sus volúmenes por equipo, en negro y en color, con dos lecturas del contador separadas un mes. Una auditoría de impresión le da la base.
2. Envíe a todos los proveedores el mismo pliego, con nuestra lista para solicitar propuestas, y pida el precio desglosado en hardware, servicio y páginas.
3. Calcule un total mensual para cada presupuesto con sus volúmenes medidos.
4. Pruebe tres escenarios: volumen actual, un 30 % menos y un 30 % más. Anote cómo cambia cada presupuesto.
5. Añada el plazo: multiplique por la duración del contrato y sume los costos de salida, para comparar el costo total.
6. Compárelo con hacerlo usted mismo, con nuestra guía del costo por página y la de alquilar o comprar una impresora.

Si el hardware va incluido, pregunte a su asesor cómo se tratará el contrato en sus cuentas, porque los arrendamientos pueden registrarse de forma distinta según normas como la NIIF 16.

Un método de comparación con un ejemplo (ilustrativo)

Supongamos una oficina con un volumen mensual estable de páginas en negro y en color repartido entre tres equipos. El presupuesto A es por página con un mínimo bajo. El B es una cuota fija con páginas incluidas algo por encima del volumen actual. El C es por equipo.

• Con el volumen actual, B puede parecer el más barato porque las páginas incluidas absorben todo.
• Con un 30 % menos, B cuesta lo mismo mientras A baja, porque A solo cobra las páginas impresas por encima de un mínimo bajo.
• Con un 30 % más, B empieza a cobrar excesos, y la tarifa de exceso decide si sigue siendo competitivo.
• C se mantiene igual por la cuota por equipo, pero si un equipo imprime muy poco, su cuota supone un costo por página alto para ese equipo.

Lo importante no es qué presupuesto gana en este ejemplo, sino que el orden puede cambiar con el volumen. Anote siempre los totales de los tres escenarios para cada presupuesto antes de decidir. Use sus propias tarifas y volúmenes; no publicamos precios de mercado porque varían según el país, el tipo de equipo y el contrato.

Quién asume el riesgo

Modelo	Si baja el volumen	Si sube el volumen
Costo por página	Paga menos, hasta el mínimo	Paga más, a la misma tarifa
Cuota fija con páginas incluidas	Paga lo mismo	Paga excesos por encima de lo incluido
Por equipo	Paga lo mismo por equipo	Normalmente lo mismo, salvo que las páginas se cobren aparte
Por usuario	Solo baja si baja la plantilla	Lo mismo por usuario, dentro del uso razonable

Aspectos que no son el precio

• Seguridad: ¿quién actualiza el firmware y cómo se tratan los datos del equipo al retirarlo? Consulte borrar el disco duro de una fotocopiadora.
• Informes: ¿recibirá recuentos de páginas por equipo y, si lo desea, por usuario?
• Consumibles: ¿las entregas de tóner son automáticas y se recogen los vacíos? Vea reciclaje de cartuchos de tóner.
• Flexibilidad: ¿puede añadir o retirar equipos a mitad de contrato con precios conocidos?

Revisar el contrato después de firmar

Anote una revisión cada seis a doce meses. Compare los volúmenes reales con los mínimos y las páginas incluidas, y pida ajustes cuando el contrato lo permita. Antes de la renovación, repita la comparación en lugar de aceptar una prórroga; nuestra guía sobre el fin del alquiler de una fotocopiadora trata los plazos.

Resumen

Los modelos de precios de impresión gestionada son el costo por página, la cuota fija con páginas incluidas, por equipo, por usuario o un híbrido. El modelo fija quién asume el riesgo cuando cambian los volúmenes. Compare los presupuestos aplicando sus propios volúmenes medidos, pruebe escenarios más altos y más bajos y sume el plazo y los costos de salida.