Servidor de impresión o impresión por IP directa en oficina

Elegir entre un servidor de impresión o la impresión por IP directa determina cuánto tiempo dedicará alguien de la oficina a las impresoras. Con IP directa, cada ordenador habla directamente con cada impresora. Con un servidor, los ordenadores envían los trabajos a una cola central que gestiona controladores, valores por defecto y permisos. Los servicios en la nube quedan a medio camino. Esta guía explica las ventajas e inconvenientes para que una pequeña empresa elija la configuración más sencilla que cubra sus necesidades. La elección del controlador va unida a esta decisión; nuestra guía del controlador universal de impresora la explica.

Cómo funciona la impresión por IP directa

Cada ordenador apunta a la impresora por su dirección IP o su nombre de red. El trabajo va del ordenador a la impresora sin nada en medio.

Ventajas

• No hay servidor que comprar, licenciar, actualizar ni respaldar.
• Menos piezas: si la impresora está encendida, se puede imprimir.
• Funciona bien con la impresión sin controlador actual (IPP Everywhere, AirPrint, Mopria), en la que ordenadores y móviles imprimen sin un controlador del fabricante.

Inconvenientes

• Valores como doble cara y blanco y negro deben configurarse en cada ordenador.
• Los controladores se instalan y actualizan en cada equipo.
• No hay un lugar central para ver las colas, bloquear el color o medir el uso, salvo que la propia impresora informe por usuario.
• Añadir una impresora nueva obliga a tocar todos los ordenadores.

Cómo funciona un servidor de impresión

Un servidor, a menudo Windows Server con el rol de Servicios de impresión y documentos, aloja colas compartidas. Los ordenadores se conectan a la cola compartida y el servidor envía los trabajos a la impresora.

Ventajas

• Controladores y valores centrales: se configura doble cara y blanco y negro una vez y todos los usuarios lo heredan.
• Permisos: puede limitar quién imprime en color o en determinados equipos.
• Despliegue: las impresoras se asignan a los usuarios mediante directivas de grupo o gestión de dispositivos.
• Visibilidad: un solo lugar para ver y limpiar colas atascadas.
• Integración con software de gestión de impresión y de liberación segura.

Inconvenientes

• Otro sistema que mantener, actualizar, respaldar y, con el tiempo, sustituir.
• Un punto único de fallo si solo hay un servidor.
• Exposición a ataques si no se actualiza a tiempo.

La seguridad

Los servicios de impresión forman parte de su superficie de ataque. La vulnerabilidad PrintNightmare (CVE-2021-34527) afectaba al servicio de cola de impresión de Windows y podía permitir la ejecución remota de código. En respuesta, Microsoft cambió el comportamiento predeterminado de Point and Print para que los usuarios estándar necesiten permisos de administrador para instalar controladores desde un servidor (KB5005652). En la práctica:

• Actualice servidores y ordenadores con el mismo calendario que el resto de sistemas.
• Desactive la cola de impresión en servidores que no necesitan imprimir, como los controladores de dominio, cuando encaje en su entorno.
• Permita solo controladores aprobados y que los instale el personal de informática.
• Mantenga las impresoras actualizadas y configuradas como explica nuestra guía de seguridad de impresoras en red.

Servicios de impresión en la nube

La gestión de impresión en la nube sustituye el servidor local por un servicio alojado. Los trabajos van del ordenador al servicio y de ahí a la impresora, mediante un pequeño conector en la oficina o directamente si la impresora lo admite. Universal Print de Microsoft es un ejemplo para organizaciones con Microsoft 365; otros proveedores de gestión de impresión ofrecen los suyos. Lo explicamos con más detalle en la guía (en inglés) de gestión de impresión en la nube.

Por qué lo valoran las oficinas pequeñas

• No hay hardware de servidor que cuidar.
• Usuarios e impresoras se gestionan desde una consola web.
• Suele integrarse con liberación segura e informes de uso.

Qué comprobar

• Licencias y costos por usuario o por trabajo, con sus propios presupuestos.
• Si sus impresoras son compatibles directamente o necesitan conector.
• Qué ocurre si falla la conexión a internet.
• Dónde se procesan y almacenan los trabajos, si tiene requisitos de ubicación de datos.

¿Cuál encaja en su oficina?

Situación	Opción habitual
1-2 impresoras, menos de unos 10 usuarios, sin controles especiales	IP directa o impresión sin controlador
Varias impresoras, valores y permisos coherentes	Servidor de impresión o servicio en la nube
Liberación segura, informes por usuario, reparto de costos	Servidor o nube con gestión de impresión
Sin servidor en la oficina y sin intención de tenerlo	Servicio en la nube
Mezcla de Windows, Mac y móviles	Impresión sin controlador o servicio en la nube compatible con todos

Las cifras de usuarios son una orientación, no una norma. El punto de inflexión real llega cuando cambiar un ajuste en cada ordenador cuesta más trabajo que mantener un servicio central.

Pasar de una opción a otra

El cambio de IP directa a un servidor o a la nube suele hacerse por fases. Primero se crean las colas centrales con los controladores y valores correctos; después se traslada a un equipo cada vez, borrando de sus ordenadores las impresoras directas antiguas. Lleve una lista de los ordenadores ya migrados. El camino inverso, de un servidor antiguo a impresión directa o sin controlador, sigue el mismo patrón. En ambos casos pruebe el escaneo y la liberación segura, no solo la impresión, porque suelen depender de cómo se identifica a los usuarios.

Los valores por defecto, en cualquier caso

Elija lo que elija, la mayor palanca de costo es la misma: doble cara y blanco y negro por defecto, y color e impresión confidencial como decisiones deliberadas. Nuestra guía para reducir costos de impresión recoge los ajustes. Si valora externalizar, muchos servicios de impresión gestionada incluyen software de gestión o un servicio en la nube; pregunte quién lo mantiene y qué pasa con él si deja el contrato.

Invitados y reparto de costos

Ni el servidor de impresión ni la IP directa resuelven bien la impresión de visitantes: lo más seguro es no darles acceso a las colas internas y ofrecer una vía separada, como se explica en impresión para invitados en la oficina. Si necesita saber quién imprime qué para un reparto de costos de impresión por departamento, un servidor de impresión o un servicio de gestión de impresión en la nube registran usuario y páginas de forma centralizada; con IP directa dependerá de los contadores o de los códigos de cuenta de cada equipo.

Resumen

Las oficinas pequeñas con un par de impresoras deberían mantenerlo simple con IP directa o impresión sin controlador. Cuando necesite valores centrales, permisos, liberación segura o informes, un servidor o un servicio en la nube compensa, siempre que alguien se encargue de las actualizaciones y la configuración. Revise la decisión cuando haga una auditoría de impresión o cambie equipos.