Borrar el disco duro de la fotocopiadora antes de devolverla

Borrar el disco duro de una fotocopiadora es uno de los pasos de seguridad que más se olvidan en una oficina pequeña. Una copiadora o multifunción moderna es un ordenador conectado a la red y con almacenamiento. Puede guardar imágenes de lo que se copió, escaneó, imprimió o envió por fax, además de libretas de direcciones y las contraseñas que usa para enviar escaneos. Cuando la máquina vuelve a la empresa de alquiler, al taller o al reciclador, esos datos pueden irse con ella si no se gestionan antes.

Qué guarda una copiadora

Según el modelo y la configuración, el almacenamiento interno puede contener:

• Imágenes de trabajos de copia, escaneo, impresión y fax, a veces hasta que se sobrescriben.
• Documentos guardados en buzones del propio equipo.
• Libretas de direcciones con nombres, correos y números de fax.
• Credenciales de escaneo a correo, a carpeta y conectores en la nube.
• Códigos de usuario, PIN y cuentas para liberación segura y control de uso.
• Registros de quién imprimió o escaneó qué y cuándo.

La guía de la Comisión Federal de Comercio de EE. UU. (FTC) sobre seguridad de datos en copiadoras digitales lo resume así: trate la copiadora como cualquier otro ordenador que guarda información sensible, desde que llega hasta que se va.

Por qué importa

En 2013 el Departamento de Salud de EE. UU. anunció un acuerdo con la aseguradora Affinity Health Plan después de que unas copiadoras alquiladas y devueltas aparecieran, en una investigación televisiva, con historiales médicos en sus discos. El mismo riesgo existe para expedientes de clientes, nóminas, contratos o copias de documentos de identidad en cualquier empresa. En la Unión Europea, el RGPD obliga a aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales, y eso incluye los equipos que se retiran.

Mientras la copiadora está en uso

La mayor parte de la protección viene de ajustes que puede activar desde el primer día:

1. Pregunte antes de comprar o alquilar si el modelo tiene disco duro o SSD y si admite cifrado del almacenamiento y sobrescritura automática de trabajos terminados.
2. Active el cifrado, para que un disco extraído no pueda leerse sin la clave del equipo.
3. Active la sobrescritura o el borrado inmediato después de cada trabajo, si existe.
4. Limite el almacenamiento de documentos en el equipo; mejor escanear a carpetas controladas.
5. Proteja la contraseña de administrador para que nadie pueda desactivar estas funciones.
6. Mantenga el firmware al día, como parte de la seguridad de impresoras en red.

Antes de que la copiadora salga

Ya sea por fin de alquiler, sustitución dentro de un servicio de impresión gestionada, reparación o venta, siga siempre la misma rutina:

1. Elimine los datos de usuario: trabajos guardados, buzones, libretas de direcciones y cuentas.
2. Elimine las credenciales: cuentas de escaneo a correo, carpetas compartidas y conectores. Después cambie las contraseñas de esas cuentas por si algo quedó.
3. Ejecute el borrado seguro o la inicialización según la guía de administración del fabricante.
4. Decida si retirar y destruir el disco. Para datos de alto riesgo, pida al distribuidor que lo retire y lo destruya o se lo entregue. Pacte el costo de antemano.
5. Pida constancia: modelo, número de serie, fecha, método y quién lo hizo. Solicite un certificado de borrado si lo hace el distribuidor o el reciclador.
6. Archive el registro con su inventario de equipos.

La guía NIST SP 800-88 describe tres niveles de saneamiento: limpiar, purgar y destruir. El borrado integrado del equipo suele equivaler a limpiar o purgar; la destrucción física es la opción más fuerte. Elija según la sensibilidad de los datos.

No saque el disco por su cuenta

Es tentador desatornillar el disco y quedárselo. La guía de la FTC lo desaconseja sin un técnico: algunos discos contienen firmware necesario para que la máquina funcione, algunos equipos tienen más de un componente de almacenamiento y los discos pueden ser difíciles de encontrar. En un equipo alquilado, retirar piezas puede además incumplir el contrato.

Reparaciones y sustituciones también cuentan

Los datos no solo salen al final del alquiler. Un técnico puede llevarse un disco averiado, el distribuidor puede cambiar el equipo entero durante el contrato o la máquina puede ir al taller. Trate cada caso como una retirada: pregunte qué pasa con el almacenamiento antiguo, recupérelo o pida confirmación de su destrucción, y actualice su inventario.

Póngalo en el contrato

El mejor momento para resolverlo es antes de firmar. Pida cláusulas que indiquen qué almacenamiento tiene el equipo y si está cifrado, quién borra los datos al final del plazo o en una sustitución y con qué método, si se puede retirar o destruir el disco y en qué condiciones, y que recibirá confirmación escrita por cada equipo. Si está comparando modelos, nuestra guía impresora A3 o A4 para la oficina incluye este punto en la lista de compra.

Si quiere ver el panorama completo de costos y riesgos antes de renovar, nuestra guía para reducir costos de impresión incluye la revisión de contratos.

Auditoría y elección del equipo

El almacenamiento de las copiadoras suele quedar fuera de los inventarios. Inclúyalo en su auditoría de impresión: por cada equipo, anote si tiene disco o memoria, si el cifrado y la sobrescritura están activos y quién se encarga del borrado al final del contrato.

Si su consulta o empresa trata información de salud de pacientes en Estados Unidos, el almacenamiento de las copiadoras forma parte de sus obligaciones HIPAA; nuestra guía de impresión conforme a HIPAA explica qué revisar. Y si está cambiando de equipo, recuerde que menos impresoras también significa menos discos que borrar: vea cuántas impresoras necesita una oficina.

Lista de comprobación

• Tipo de almacenamiento y cifrado confirmados al comprar o alquilar.
• Cifrado y sobrescritura activados.
• Contraseña de administrador cambiada y guardada de forma segura.
• Procedimiento de borrado al final de la vida útil por escrito.
• Responsable y método de borrado en el contrato.
• Registro de borrado de cada equipo que sale de la oficina.