Costo por clic de una fotocopiadora explicado para pymes

El costo por clic de una fotocopiadora es la forma más habitual en que las empresas pagan el mantenimiento y los consumibles de una multifunción alquilada o comprada. En lugar de comprar tóner y pagar las reparaciones a medida que surgen, se paga un cargo fijo por cada página que cuenta el contador del equipo. La idea es sencilla, pero los detalles del contrato deciden si sale a cuenta. Esta guía explica qué cubre el cargo por clic, cómo se factura y cómo comparar presupuestos en igualdad de condiciones.

Qué es un clic

Un “clic” es una impresión registrada por el contador de la fotocopiadora. Todas las fotocopiadoras y multifunciones guardan contadores internos de páginas impresas, copiadas y a veces escaneadas, normalmente separados en blanco y negro y color. El proveedor lee esos contadores, ya sea a distancia mediante un software de supervisión o con una lectura que usted envía, y factura la diferencia desde la última lectura.

La mayoría de los contratos fijan dos tarifas:

• una tarifa de clic en negro para páginas solo con tóner negro;
• una tarifa de clic en color para cualquier página que use tóner de color, a menudo varias veces más alta.

Algunos contratos añaden más niveles, por ejemplo una tarifa menor para páginas con muy poco color. Si su presupuesto tiene niveles, pregunte cómo decide el equipo en qué nivel cae cada página.

Qué suele cubrir el cargo por clic

Un contrato de servicio por clic típico incluye:

• tóner para un uso normal, enviado de forma automática o bajo pedido;
• piezas de recambio como tambores, fusores y cintas de transferencia cuando se desgastan;
• mano de obra del técnico y desplazamientos para reparaciones;
• a veces depósitos de tóner residual y grapas.

Normalmente no incluye el papel, los daños por mal uso, el traslado del equipo, la configuración de red más allá de la instalación inicial ni software como la gestión de impresión. Pida por escrito la lista de inclusiones y exclusiones.

Cómo funciona la facturación

La facturación suele ser mensual o trimestral. Hay varios puntos que deciden lo que realmente paga.

Método de lectura del contador

Si el equipo envía sus contadores de forma automática, compruebe que está conectado y que usted puede ver los mismos valores en el propio equipo o en su página web. Si envía las lecturas a mano, las que falten pueden estimarse, y las estimaciones rara vez le favorecen.

Doble cara y páginas grandes

En la mayoría de los equipos una hoja a doble cara registra dos impresiones. Muchos contratos también cuentan las hojas A3 como dos clics. Si imprime muchas páginas grandes o a doble cara, inclúyalo en la comparación. Nuestra guía impresora A3 o A4 explica cuándo compensa el formato grande.

Volúmenes mínimos

Muchos contratos incluyen un número mínimo de páginas en negro y en color por periodo de facturación. Se paga el mínimo aunque se imprima menos. Un mínimo que parecía razonable al firmar puede salir caro si la oficina se reduce, el personal trabaja desde casa o se pasan procesos a formato digital.

Subidas anuales

Busque cláusulas que permitan subir la tarifa por clic cada año, ya sea un porcentaje fijo o a criterio del proveedor. En un plazo de varios años esto pesa más que una pequeña diferencia en la tarifa inicial.

Costo por clic frente a comprar los consumibles

Con consumibles propios, el costo por página se calcula a partir del precio del cartucho y su rendimiento según ISO/IEC, y después se suman piezas y reparaciones cuando aparecen. Con el costo por clic, todo eso se agrupa en una tarifa y el proveedor asume el riesgo de las averías.

Ninguna opción es siempre más barata. Los contratos por clic encajan con fotocopiadoras compartidas y muy usadas, donde las visitas técnicas y las piezas serían frecuentes e imprevisibles. Comprar los consumibles suele encajar mejor con impresoras pequeñas y poco volumen, donde un mínimo obligaría a pagar páginas que nunca se imprimen. Nuestra guía de alquilar o comprar una impresora muestra cómo comparar las dos vías.

Cómo comparar presupuestos por clic

1. Mida sus volúmenes. Lea los contadores de sus equipos actuales dos veces, con un mes de diferencia, separando negro y color. Una auditoría de impresión le da esta base.
2. Pida la misma estructura a todos los proveedores. Tarifa en negro, tarifa en color, volúmenes mínimos, periodo de facturación, cláusula de subida anual, inclusiones y duración.
3. Calcule una cifra mensual por presupuesto. Multiplique sus volúmenes medidos por cada tarifa, aplique los mínimos y sume cualquier cuota fija de servicio y el alquiler si va incluido.
4. Pruebe un cambio de volumen. Repita el cálculo con volúmenes un 30 % más bajos y un 30 % más altos para ver lo expuesto que queda cada presupuesto.
5. Revise la salida. Anote el plazo, el preaviso de renovación y qué pasa con el contrato si termina el alquiler o se sustituye el equipo.

Nuestra lista para solicitar propuestas de impresoras incluye preguntas listas para enviar a los proveedores.

Señales de alerta en los contratos por clic

• Se indica la tarifa por clic, pero no el volumen mínimo ni la frecuencia de facturación.
• El color se define de forma vaga, de modo que una página con un pequeño logotipo cuenta como color completo.
• El contrato de servicio se renueva automáticamente por un plazo largo salvo que se cancele en una ventana estrecha.
• El contrato sigue vigente cuando termina el alquiler o hay que cancelarlo por separado.
• El tóner se entrega por “uso razonable” sin definirlo, lo que permite cobrar extra por coberturas altas.

Cómo pagar menos por clic

• Configure negro y doble cara como valores por defecto en los controladores y en el equipo, para que los clics en color sean deliberados.
• Use la liberación segura de impresión para que los trabajos olvidados no lleguen a imprimirse.
• Revise cada seis meses los volúmenes frente a los mínimos y pida un ajuste si su impresión ha bajado.
• Lleve su propio registro de contadores para comprobar las facturas.

Nuestra guía para reducir costos de impresión en la oficina recoge más cambios que se notan en la factura por clic, y la de servicios de impresión gestionada explica cuándo conviene un contrato completo.

Resumen

El costo por clic de una fotocopiadora convierte consumibles y mantenimiento en una tarifa previsible por página. Funciona bien cuando la tarifa, los mínimos, las reglas de recuento y las condiciones de salida encajan con sus volúmenes medidos. Compare presupuestos como totales mensuales calculados con sus lecturas de contador, pruebe qué pasa si cambian los volúmenes y lea la cláusula de renovación antes de firmar.