Solicitud de propuestas de impresoras: lista de control

Una solicitud de propuestas de impresoras ayuda a una pequeña empresa a conseguir presupuestos comparables de impresoras, fotocopiadoras e impresión gestionada. Sin ella, cada distribuidor propone un equipo distinto, una estructura de contrato distinta y sus propias suposiciones sobre su volumen, y el presupuesto que parece más barato suele ser el más caro a lo largo del contrato. Una solicitud de propuestas por escrito (RFP, por sus siglas en inglés), aunque tenga dos o tres páginas, lo resuelve. Esta guía indica qué incluir, qué pedir y cómo puntuar las respuestas.

Complementa nuestras guías sobre alquilar o comprar impresora para la oficina y sobre servicios de impresión gestionada, que explican los tipos de contrato que va a comparar.

Parte 1: Describa su situación actual

Los licitadores solo pueden dimensionar bien el parque si saben qué tiene y cuánto imprime.

• Equipos actuales: modelo, antigüedad, ubicación, funciones usadas y si son propios o alquilados (con fechas de fin).
• Volúmenes: media de páginas mensuales en negro y en color por equipo, a partir de lecturas de contador de varios meses.
• Tamaños de papel: A4 o carta, y cualquier uso de A3; nuestra guía impresora A3 o A4 para oficina ayuda a decidir si de verdad lo necesita.
• Usuarios y sedes: número de usuarios por zona, plano o lista de sedes y personas que imprimen desde casa.
• Escaneo: volúmenes aproximados y adónde van los escaneos (correo, carpetas, nube, gestores documentales).
• Problemas actuales: atascos, escaneo lento, falta de consumibles, demoras del servicio. Los licitadores deben darles respuesta.

No invente una precisión que no tiene. Si los volúmenes son estimaciones, dígalo y pida a los licitadores que propongan cómo confirmarlos.

Parte 2: Indique sus requisitos

Separe lo imprescindible de lo deseable para que los licitadores sepan qué se puede negociar.

Equipos y funciones

• Necesidades de impresión, copia, escaneo y fax por ubicación.
• Velocidad esperada en páginas por minuto y volúmenes mensuales recomendados acordes con sus volúmenes medidos.
• Tipo de alimentador de documentos (el escaneo dúplex de una sola pasada importa si escanea mucho).
• Acabado: grapado, perforado, cuadernillos.
• Capacidad de papel y tipos de soporte.
• Energía: si exige modelos con certificación ENERGY STAR u otra etiqueta energética.

Seguridad

• Gestión de la contraseña de administración, proceso de actualización del firmware y quién lo hace.
• Cifrado de los datos almacenados y opciones de borrado seguro.
• Autenticación de usuarios y liberación segura de impresiones si se imprimen documentos confidenciales.
• Protocolos de escaneo admitidos (versiones actuales de SMB, envío de correo cifrado).
• Datos al final del contrato: cómo se borrará o retirará el almacenamiento, con qué norma (por ejemplo, las pautas de saneamiento NIST SP 800-88) y qué certificado recibirá. Nuestra guía para borrar el disco duro de la fotocopiadora explica por qué importa.

Servicio

• Tiempos de respuesta y reparación que usted espera, definidos por usted, por ejemplo el siguiente día laborable, y cómo se miden.
• Cómo se entregan los consumibles: reposición automática según los datos del equipo o bajo pedido.
• Quién cambia los kits de mantenimiento y las piezas de desgaste.
• Informes: qué informes de uso y servicio recibirá y con qué frecuencia.
• Formación para el personal y para el responsable interno de las impresoras.

Parte 3: Pida los precios con una sola estructura

Es la parte más importante. Entregue a los licitadores una tabla con las mismas filas para todos:

Concepto	Qué pedir
Costo del equipo	Precio de compra o cuota de alquiler, plazo y tipo de alquiler
Tarifas por página	Negro y color, y qué incluyen exactamente (tóner, piezas, mano de obra, tambores, grapas)
Volúmenes mínimos	Cualquier mínimo mensual o trimestral que se facture aunque no se use
Excesos	Tarifas por encima del volumen incluido
Cambios de precio	Subidas anuales o cláusulas de indexación
Instalación	Entrega, configuración, red y escaneo, formación
Fin de contrato	Retirada, borrado de datos, transporte de devolución y opción de compra
Rescisión	Condiciones de rescisión anticipada y plazos de preaviso para la renovación

Pida que indiquen sus supuestos y que valoren sus volúmenes medidos, para comparar totales sobre todo el plazo. En equipos láser, pida rendimientos de tóner medidos con el método ISO/IEC correspondiente, como ISO/IEC 19752 para tóner monocromo, para que las cifras de costo por página tengan una base común. Nuestra guía de costo por página muestra cómo sumarlas.

Parte 4: Preguntas contractuales que incluir

• ¿El alquiler es con el distribuidor o con una financiera distinta?
• ¿El alquiler y el contrato de servicio son contratos separados con fechas de fin distintas?
• ¿Qué pasa si el volumen baja o sube mucho durante el contrato?
• ¿Se pueden mover, añadir o retirar equipos a mitad de contrato, y a qué costo?
• ¿Con cuánta antelación hay que avisar por escrito para evitar la renovación automática?

Parte 5: Evalúe las respuestas

Decida la ponderación antes de recibir las ofertas, por ejemplo costo, ajuste a requisitos, servicio, seguridad y flexibilidad contractual. Después:

1. Compruebe cada oferta frente a los imprescindibles; rechace o pida aclaración a las que no cumplan alguno.
2. Recalcule el total de cada oferta sobre todo el plazo con sus volúmenes, en su propia hoja de cálculo.
3. Pida aclaraciones por escrito y comparta las respuestas con todos cuando sea justo.
4. Pida referencias de clientes de tamaño parecido.
5. Organice una demostración de escaneo y liberación segura con sus propios documentos si esas funciones importan.

Preguntas adicionales sobre precios y garantía

Añada a su solicitud unas preguntas que facilitan comparar ofertas con distinta estructura. Pida que cada proveedor indique su modelo de precio (por clic, cuota fija con páginas incluidas o mixto) y qué cubre exactamente; la guía de modelos de precios de impresión gestionada explica cada uno, y la del costo por clic los puntos de la factura. Si se ofrecen equipos comprados, pregunte por la garantía incluida y por la posibilidad de una garantía extendida. Y si aceptan propuestas con equipos de segunda mano, exija los datos que pide la guía de fotocopiadora reacondicionada: contador, origen y repuestos disponibles.

Lista de control

• Equipos actuales, volúmenes, tamaños de papel, usuarios y sedes documentados.
• Requisitos imprescindibles y deseables listados.
• Requisitos de seguridad y de borrado de datos al final del contrato indicados.
• Expectativas de servicio definidas.
• Una única tabla de precios para todos.
• Preguntas contractuales incluidas.
• Puntuación ponderada acordada antes de recibir ofertas.
• Plazo, persona de contacto y fecha de decisión fijados.