Impresora A3 o A4 para la oficina: qué tamaño necesita

La duda entre impresora A3 o A4 aparece casi siempre que una pyme cambia de copiadora. Los distribuidores suelen proponer una multifunción A3 de suelo, porque así eran las copiadoras de siempre. Sin embargo, muchas oficinas nunca imprimen nada mayor que un A4. Esta guía explica qué significa cada formato, en qué se diferencian las máquinas más allá del papel y cómo decidir cuál necesita su empresa.

Los tamaños, en claro

En la mayor parte del mundo los tamaños de papel siguen la norma ISO 216. Una hoja A4 mide 210 x 297 mm. Una A3 mide 297 x 420 mm, exactamente dos A4 juntos. En América se usan además Carta (8,5 x 11 pulgadas) y Oficio o Legal (8,5 x 14) en equipos de clase A4, y Tabloide (11 x 17) en equipos de clase A3.

Así, una “impresora A4” llega hasta A4 o Carta/Oficio, y una “impresora A3” admite todo hasta A3 o Tabloide, incluido el A4.

En qué se diferencian las máquinas

El papel es lo más visible, pero las dos clases suelen diferir en otros aspectos que afectan al costo y al uso diario.

	Multifunción A4 típica	Multifunción A3 típica
Formato	De sobremesa o mueble pequeño	De suelo, tipo copiadora
Capacidad de papel	Una o dos bandejas, ampliable	Varias bandejas, opciones de gran capacidad
Acabado	Normalmente solo apilado; algunas grapan	Más opciones: grapado, taladro, cuadernillo
Cómo se adquiere	A menudo se compra	A menudo se alquila con contrato de servicio
Servicio	Consumibles que cambia el usuario	Técnico del distribuidor, a menudo pago por página
Espacio	Cabe sobre un mueble	Necesita superficie de suelo y holgura

Son patrones habituales, no reglas. Compruebe siempre la ficha técnica de los modelos que le presupuesten.

Cuándo compensa el A3

El A3 tiene sentido cuando el papel grande forma parte habitual del trabajo:

• Arquitectos, ingenieros, topógrafos y constructoras que imprimen planos en A3 para obra.
• Asesorías y departamentos financieros con hojas de cálculo anchas.
• Colegios, parroquias y asociaciones que hacen cuadernillos A4 a partir de hojas A3.
• Inmobiliarias y marketing con carteles o folletos A3 propios.
• Oficinas que escanean originales A3: hace falta un cristal de escáner A3, no solo impresión A3.

Si además necesita grapado, taladro o cuadernillos con volumen, las máquinas A3 suelen ofrecer más opciones.

Cuándo basta con A4

Para la mayoría de las oficinas pequeñas, el A4 es suficiente: cartas, facturas, contratos, formularios e informes; trabajos grandes pocas veces al mes; poco espacio; o preferencia por comprar en lugar de alquilar. Las multifunción A4 actuales pueden igualar a las A3 en seguridad, escaneo y conectividad para el trabajo normal.

Una prueba sencilla antes de decidir

1. Cuente las páginas A3. Si su copiadora actual separa el A3 en el informe de uso, anote el total mensual. Si no, pida al equipo que apunte los trabajos A3 durante un mes.
2. Liste quién necesita A3 y por qué. Separe lo deseable de lo imprescindible.
3. Revise el escaneo. ¿Recibe originales A3 que deban escanearse de una vez?
4. Valore alternativas. Compare una A3 con una A4 más impresión externa para el volumen A3, o una A4 más una pequeña impresora A3. Use sus propios presupuestos.
5. Compare el costo total en el mismo plazo: compra o alquiler, servicio, consumibles y espacio. Vea costo por página.

Puntos de costo a revisar en los presupuestos

• Cómo se cobra el A3. Algunos contratos cuentan una página A3 como dos clics A4.
• Volúmenes mínimos. Los contratos de copiadoras A3 suelen incluir un mínimo mensual; si imprime poco, paga páginas que no imprime.
• Acabadores. Grapadoras y cuadernilladoras tienen sus propios consumibles y servicio.
• Energía. Compare los consumos publicados por ENERGY STAR; las máquinas grandes pueden consumir más.
• Fin del contrato. Las A3 alquiladas suelen tener almacenamiento interno que hay que borrar al devolverlas. Vea cómo borrar el disco duro de una fotocopiadora.

Para la parte de alquiler, nuestra guía alquilar o comprar impresora de oficina explica las cláusulas que conviene vigilar.

Preguntas para el distribuidor

Antes de aceptar una A3, pregunte: cuántas páginas A3 ha visto en su uso real, cuál es el volumen mínimo del contrato, cómo se cobra cada página A3, qué tiempo de respuesta tiene el servicio técnico y quién borra el almacenamiento al final del plazo. Si no puede responder con datos de su oficina, primero mida y luego decida.

Parques mixtos

Muchas oficinas acaban con una combinación razonable: una multifunción A3 central para formato grande y acabados, y multifunción A4 cerca de cada equipo para el día a día. En ese caso, evite que la A3 haga toda la impresión diaria solo por ser “la copiadora principal”, o pagará tarifas de clase A3 por trabajo A4. Si duda entre tecnologías, vea también impresora láser o de tinta para la oficina.

Color, número de equipos y energía

La decisión entre A3 y A4 suele ir unida a otras dos. La primera es el color: muchas oficinas eligen una multifunción A3 en blanco y negro y un equipo A4 a color, o al revés, según dónde necesiten el color; vea impresora a color o blanco y negro. La segunda es cuántos equipos tener: si solo un equipo será A3, piense dónde ubicarlo para que llegue todo el personal que lo necesita; nuestra guía sobre cuántas impresoras necesita una oficina explica el método.

Los equipos A3 son más grandes y pueden consumir más en reposo. Compare su consumo eléctrico típico antes de elegir, como explica la guía de consumo de energía de la impresora.

Resumen

Elija A3 si imprime, copia o escanea por encima del A4 con la frecuencia suficiente para justificar una máquina y un contrato mayores. Si no, una multifunción A4 del tamaño adecuado suele ser más barata, más pequeña y más fácil de gestionar, y los trabajos grandes pueden encargarse fuera. Empiece por nuestra guía para elegir la mejor impresora de oficina.