Fotocopiadora reacondicionada para una pyme: ¿compensa?

Una fotocopiadora reacondicionada puede darle a una pequeña empresa un equipo multifunción robusto por menos de lo que cuesta uno nuevo. Muchas de estas máquinas salen de alquileres de tres a cinco años en oficinas grandes y aún tienen mucha vida por delante. Otras han trabajado mucho y están cerca de necesitar piezas caras. Esta guía explica qué significa reacondicionada, qué revisar antes de comprar y cuándo conviene más un equipo nuevo.

De dónde vienen las fotocopiadoras reacondicionadas

La mayoría proceden de fin de alquiler o renting. Cuando termina el contrato y el cliente devuelve el equipo, la arrendadora o un distribuidor lo revende, a menudo después de limpiarlo, probarlo y cambiar las piezas gastadas. Otras son equipos entregados como parte del pago de uno nuevo, y algunas son unidades de demostración con contadores muy bajos.

Las etiquetas no están reguladas:

• Usada o “tal cual”: se vende sin trabajo previo, a veces sin probar.
• Reacondicionada: limpiada, probada, con consumibles y piezas de desgaste sustituidas, a veces con una garantía corta.
• Remanufacturada: una reconstrucción más completa según un proceso definido, más cercana a nueva.

Pida siempre la lista del trabajo realizado en lugar de fiarse de la etiqueta.

Qué revisar antes de comprar

El contador

Todas las fotocopiadoras registran el total de páginas. Pida un informe impreso de contadores o de configuración con los totales en negro y en color. Compárelos con la vida nominal del modelo y con su propio volumen: no es lo mismo un equipo que imprimirá unos pocos miles de páginas al mes que uno que tendrá que asumir muchas veces esa cifra. La guía cuántas impresoras necesita una oficina ayuda a ajustar el equipo al volumen.

Piezas sustituidas

Pregunte cuáles de estas piezas se cambiaron o comprobaron, con la vida restante cuando el equipo la indique:

• unidades de tambor o fotoconductores;
• unidades de revelado;
• fusor;
• cinta y rodillos de transferencia;
• rodillos de alimentación y separación de cada bandeja.

Los informes de piezas del menú de servicio o de la página web del equipo son más útiles que un genérico “revisada por completo”.

Consumibles y servicio

Compruebe que el tóner y las piezas se pueden conseguir de más de una fuente y quién dará el servicio técnico. Una máquina barata que solo un distribuidor quiere tocar le deja atado. Si piensa en un contrato por clic, compárelo con nuestra guía del costo por clic de una fotocopiadora.

Firmware y seguridad

Los modelos antiguos pueden haber dejado de recibir actualizaciones de firmware. Una fotocopiadora conectada a la red sin actualizaciones de seguridad es un riesgo, como explica nuestra guía de seguridad de impresoras en red. Pregunte qué versión de firmware lleva instalada y si el fabricante sigue publicando actualizaciones para ese modelo.

Datos del propietario anterior

El equipo puede conservar libretas de direcciones o trabajos guardados de su última oficina. Pregunte cómo se sanearon los soportes. Si la respuesta es vaga, ejecute usted mismo la función de inicialización antes de conectarlo a su red. La guía para borrar el disco duro de una fotocopiadora explica las opciones.

Consumo de energía

Los equipos antiguos pueden consumir más en reposo y en espera que los modelos actuales con certificación ENERGY STAR. Si va a estar encendido todo el día, revise sus especificaciones o su ficha ENERGY STAR, como se explica en consumo de energía de la impresora de oficina.

Cuándo tiene sentido una reacondicionada

• Sus volúmenes son moderados y estables.
• Necesita funciones como A3, acabado o bandejas de gran capacidad que son caras en un equipo nuevo. Consulte impresora A3 o A4 para la oficina.
• Un distribuidor local mantiene el modelo y los consumibles son fáciles de conseguir.
• Quiere evitar un alquiler largo y puede pagar al contado.

Cuándo conviene más una nueva

• Volúmenes muy altos en los que una parada sale cara.
• Requisitos estrictos de seguridad o cumplimiento que exigen firmware actual y funciones como el almacenamiento cifrado.
• El modelo está al final de su vida de soporte.
• Necesita funciones de impresión en la nube o móvil que el modelo antiguo no tiene.

Un método sencillo para comparar

1. Calcule su volumen mensual a partir de lecturas del contador.
2. Para cada opción, nueva y reacondicionada, anote el precio de compra, las piezas que habrá que cambiar durante el periodo previsto, el costo de consumibles por página y el costo del servicio.
3. Añada un margen por paradas en la opción reacondicionada si las piezas son inciertas.
4. Compare los totales en el mismo periodo, como en nuestra guía del costo por página.

Revisar el equipo al recibirlo

Cuando llegue la fotocopiadora, compruebe antes de firmar el albarán:

• Imprima un informe de configuración o de contadores y compárelo con la cifra que le dieron.
• Imprima unas páginas de prueba en negro y, si procede, en color, más una a doble cara. Busque rayas, manchas, zonas pálidas y arrugas.
• Copie y escanee una página desde cada bandeja y desde el alimentador de documentos para probar el manejo del papel.
• Revise el exterior en busca de grietas, tapas que falten o guías de bandeja rotas.
• Confirme que el número de serie coincide con la documentación.

Comunique los problemas por escrito dentro del periodo de garantía. Guarde el informe de contadores, porque demuestra la cifra de partida si más adelante discute una factura por clic.

Alquilar una fotocopiadora reacondicionada

Algunos distribuidores alquilan equipos reacondicionados además de venderlos. Se aplican las mismas comprobaciones, más las preguntas habituales sobre plazo, renovación y salida de nuestra guía alquilar o comprar una impresora. Asegúrese de que el plazo no supera la vida restante realista del equipo.

Preguntas para el vendedor

• ¿Cuál era el contador total cuando lo recibieron y cuál es ahora?
• ¿Qué piezas se cambiaron y puedo ver el informe de vida de piezas?
• ¿Qué garantía dan y qué excluye?
• ¿Quién mantiene este modelo en la zona y en qué condiciones?
• ¿Cómo se eliminaron los datos del propietario anterior?
• ¿El firmware está al día y el fabricante sigue publicando actualizaciones?

Pida las respuestas por escrito junto con el número de serie.

Resumen

Una fotocopiadora reacondicionada compensa cuando conoce su historia: un contador moderado, piezas sustituidas documentadas, consumibles y servicio disponibles, firmware actual y almacenamiento bien borrado. Si no puede obtener esas respuestas, el precio bajo no es una ganga.